FAQ
 
 
Dove possiamo trovare una descrizione generale del mercato delle agenzie PR?

- Le «Statistiche di mercato», disponibili sul sito Internet della BPRA, forniscono informazioni sulle dimensioni di un’agenzia e sul suo sviluppo. Contengono dati e cifre verificati da amministratori fiduciari.
- Lo «Skills Index» mostra le esperienze che un’agenzia dimostra di avere. Tali informazioni sono classificate per esperienza in specifici servizi di pubbliche relazioni, per know-how settoriale, e per familiarità con particolari strutture di clienti.
- Il menu «Membri» infine mostra quali sono le agenzie che lavorano attenendosi alle più rigorose norme di qualità (certificate CMS II) e la loro eventuale adesione ad una rete internazionale. Per ogni agenzia indichiamo il collegamento al relativo sito Internet.


Come si fa a scegliere l’agenzia PR giusta per un incarico specifico?

- Normalmente tramite scelta diretta, in base cioè a raccomandazioni o alla descrizione generale del mercato. All’agenzia selezionata si conferisce l’incarico di fornire un’analisi della situazione e di sviluppare un progetto di comunicazione.
- Oppure sulla base di una presentazione di un’agenzia, accompagnata da esempi pratici e dalla discussione correlata.
- Oppure invitando più agenzie a presentarsi in gara. Tale modalità richiede l’invio di un briefing scritto e verbale, e un tempo di circa quattro settimane, il pagamento di un onorario per la presentazione e criteri di valutazione chiari e predefiniti.


Le agenzie BPRA elaborano offerte gratuitamente?

- Le offerte per misure singole precisamente definite sono gratuite.
- Le offerte per programmi PR richiedono all’agenzia un primo servizio di progettazione e di lavoro creativo. Tale prestazione deve dunque essere retribuita. L’agenzia presenterà un preventivo di massima.


Che cosa si intende in BPRA per agenzia full service?

Full service significa che l’agenzia dispone di una visione completa e sistematica del proprio cliente, che ne cura i gruppi di riferimento e i rapporti, e che dispone del know-how necessario per gestire una comunicazione dialogica e per offrire una consulenza aziendale completa dal punto di vista della comunicazione. L’agenzia controlla sia l’analisi e lo sviluppo strategico che l’applicazione pratica delle misure di comunicazione.


I clienti PR possono aspettarsi di più da un’agenzia BPRA che da altre agenzie?

Sì, le agenzie BPRA si distinguono per i loro servizi full service di eccellente qualità, per la continuità del personale e per interlocutori qualificati garantiti in ogni momento a tutti i livelli dell’agenzia, per la capacità di lavorare esclusivamente nell’interesse del committente e spesso per la conformità ai migliori standard internazionali di gestione della qualità (certificazione CMS II). Le agenzie BPRA garantiscono imparzialità e discrezione. Assumono un incarico solo se sussistono i presupposti necessari per poterlo eseguire seriamente. Si orientano in ogni loro azione a principi etici vincolanti.


Come affrontano i conflitti di interessi le agenzie BPRA?

Per le agenzie BPRA la responsabilità e la protezione legale sono valori etici importanti. Nel corso di un rapporto contrattuale le agenzie BPRA non accettano incarichi che vadano direttamente contro gli interessi del loro committente. Nel caso in cui vi sia un possibile conflitto di interessi, l’agenzia si consulta preventivamente con i committenti interessati.


Il contratto di consulenza BPRA vale per tutti clienti delle agenzie BPRA?

No. I clienti e le agenzie BPRA sono liberi di sottoscrivere contratti di consulenza individuali. Il contratto di consulenza BPRA è un modello di contratto, che si è dimostrato efficace in anni e anni di attività. Vincolante per tutte le relazioni contrattuali delle agenzie BPRA con i loro committenti è invece il tariffario BPRA.


Possiamo richiedere alla nostra agenzia di pubbliche relazioni una garanzia di successo?

Le agenzie BPRA non possono rilasciare alcuna garanzia di successo. Le garanzie di successo potrebbero compromettere l’integrità delle vie di comunicazione e di conseguenza la libertà di stampa garantita dal diritto costituzionale. Il divieto di rilasciare garanzie non mantenibili è sancito anche nella Carta di Stoccolma, la direttiva etica di tutte le agenzie BPRA.


Perché la nostra agenzia di pubbliche relazioni non lavora in base a una tariffa legata al successo?

Le agenzie BPRA devono assumere un importante ruolo di mediazione tra i committenti e i media. Le tariffe legate al successo potrebbero compromettere la loro imparzialità. Per questo motivo la BPRA proibisce di contrattare servizi di PR in base a tariffe legate al successo.


Quali sono gli onorari richiesti dalle agenzie BPRA?

Considerata la molteplicità dei servizi, la varietà delle strutture delle agenzie e l’entità dei costi e dei salari che differisce da regione a regione, non è possibile definire una tariffa vincolante a livello generale e schematica. Ma gli onorari di tutti i soci della BPRA vengono calcolati secondo gli stessi principi: costi di retribuzione e servizi sociali per dipendente per le sue ore produttive moltiplicati per un fattore di costo legato all’economia aziendale (costi comuni + supplementi rischio e guadagno). Tale fattore normalmente è compreso tra 2,5 e 3,0, contando 1.200 ore per ogni dipendente a tempo pieno all’anno.


Che cosa è compreso nell’onorario?

L’onorario comprende i servizi di consulenza, analisi, progettazione, stesura del testo e realizzazione prestati dall’agenzia. L’agenzia può aggiungere supplementi dovuti a proposte, idee, interventi o misure, il cui valore reale non possa essere calcolato in base a unità di tempo; ciò riguarda soprattutto mandati a breve termine. Gli esborsi in contanti dell’agenzia, così come le spese di viaggio legate alla copertura di un incarico vengono fatturate separatamente. Eventuali fatture di terzi, incaricati a nome e a carico del committente dall’agenzia, vengono poi caricati al committente per l’importo dovuto o inoltrate al committente perché le paghi direttamente.


Eventuali servizi speciali, particolarmente creativi di un’agenzia PR valgono separatamente?

Specie nei mandati a breve termine, l’agenzia può pretendere dei supplementi rispetto all’onorario concordato, ogni volta che il valore reale della sua proposta, della sua idea, del suo intervento o della misura adottata non possa essere valutato adeguatamente in base a unità di tempo.


Il cliente può aspettarsi dalla propria agenzia di pubbliche relazioni delle fatture orarie dettagliate?

Qualunque sia il modo in cui un’agenzia BPRA calcola le ore di lavoro esercitate per ogni mandato, non si è soliti emettere fatture orarie dettagliate in questo settore. In caso di differenze però rispetto al preventivo di massima concordato, il committente può richiedere una documentazione dettagliata.


Occorre richiedere all’agenzia PR una dichiarazione di riservatezza?

Il contratto di consulenza BPRA comprende un obbligo dell’agenzia a mantenere riservate tutte le informazioni e i documenti che vengono mostrati nel corso della collaborazione, a meno che non siano stati destinati espressamente dal committente alla trasmissione a terzi. Tale obbligo di riservatezza sussiste anche una volta concluso il contratto di consulenza. Nel caso di progetti particolarmente sensibili, ogni committente è libero di richiedere all’agenzia, seguendo gli usi della propria azienda, la firma di una dichiarazione di riservatezza.


Esiste un ente di conciliazione per eventuali conflitti con la nostra agenzia PR?

Sì, la BPRA ha costituito un ente di conciliazione. Tale ente giudica, tramite un ombudsman, eventuali divergenze di opinione tra i committenti e i soci della BPRA.


Le agenzie BPRA possono trattenere commissioni dalle forniture?

No, le agenzie BPRA, attenendosi al tariffario in vigore, caricano o trasmettono direttamente al cliente le fatture di terzi esclusivamente per l’importo da essi richiesto.


Che significato ha la Carta di Stoccolma per i clienti di un’agenzia PR?

La Carta di Stoccolma ICCO è la direttiva etica che vincola tutte le agenzie BPRA. Tale direttiva regola il rispetto di chi presta servizi professionali nel campo delle pubbliche relazioni della società pubblica, della libertà di opinione e della libertà di comunicazione. Obbliga le agenzie ad una consulenza indipendente e specifica, alla discrezione, alla veridicità delle informazioni e al rispetto degli standard professionali di settore più rigorosi. I committenti devono essere informati anticipatamente e chiaramente sul risultato previsto del servizio di consulenza PR. Le agenzie BPRA non possono rappresentare interessi contrastanti, senza aver prima dato la possibilità al committente di far valere i propri diritti secondo gli accordi contrattuali conclusi tra lui e l’agenzia BPRA.


Quali vantaggi comporta per i clienti la certificazione CMS II dell’agenzia PR?

Ogni agenzia di pubbliche relazioni certificata secondo il Consultancy Management Standard ha sottoposto a un controllo di qualità ufficialmente riconosciuto sia la propria gestione che i servizi che presta. Tale controllo qualità è stato effettuato, come è comprensibile che sia, da esperti del settore indipendenti. Con la certificazione CMS II, l’agenzia in questione vi garantisce di rispettare i migliori standard specifici del suo settore, e anche quelli in materia economica ed etica. Per voi clienti di questa agenzia, ciò significa che:

1. L’agenzia è bene organizzata e le sue responsabilità e competenze sono chiaramente definite e conosciute al personale di tutti i livelli.
2. L’agenzia gode di una gestione solida. A voi clienti è garantito che il know-how e le risorse di tale agenzia vi saranno messi a disposizione anche in futuro.
3. L’agenzia non si accontenta del proprio status quo. Al contrario, si impegna sempre per migliorare costantemente i propri servizi di PR.
4. L’agenzia ha il pieno controllo dei costi e della propria situazione economica.
5. L’agenzia porta avanti un project management efficiente, e finalizzato all’azione concreta.
6. L’agenzia attribuisce la priorità assoluta alla soddisfazione di voi clienti.
7. Potete fare affidamento su ciò che l’agenzia vi ha promesso all’inizio del progetto.
8. Infine, i vostri interlocutori presso l’agenzia sono esperti in materia e personalmente competenti.